Đi tìm lời giải cho bài toán Quản lý vật tư trong Thi công xây dựng

Chúng ta biết rằng VẬT TƯ là một nguồn lực quan trọng trong thi công xây dựng. Chi phí vật tư cũng chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi phí xây dựng công trình. Vì vậy, quản lý tốt vật tư là một trong những nhu cầu tất yếu của nhà thầu xây dựng để nâng cao hiệu quả công trình.

• Công trường yêu cầu vật tư (căn cứ định mức vật tư công trình và tiến độ thi công).
• Công ty kiểm tra yêu cầu, kiểm tra tồn kho tại công trình và đề xuất số lượng cần mua.
• Phòng Cung ứng thực hiện công tác mua hàng (làm việc với nhà cung cấp, lấy báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng).
• Nhà cung cấp giao hàng đến công trường, hàng được nhập vào kho công trình.
• Phòng cung ứng đề nghị thanh toán nhà cung cấp.
• Vật tư tại công trình được xuất thi công khi cần sử dụng đến.
• Công trường thực hiện kê hàng tồn kho định kỳ theo quy định.
• Cuối công trình thống kê lại vật tư đã mua sắm, sử dụng, so sánh với định mức.

Khó khăn của doanh nghiệp trong vấn đề quản lý vật tư là gì?

• Công trình nằm phân tán ở nhiều địa điểm. Các công trình giao thông, thủy lợi thì công trình còn kéo dài trên nhiều tuyến nên rất khó quản lý tập trung.
• Hợp đồng do bộ phận vật tư trên công ty quản lý nhưng vật tư thường giao trực tiếp đến công trình nên không kiểm soát được việc hàng đã về hay chưa, có được công trường báo cáo đủ thông tin không…

Các nguyên nhân khách quan:

• Công trình nằm phân tán ở rất nhiều địa điểm.
• Định mức vật tư thay đổi nhiều lần trong quá trình thi công do nhiều nguyên nhân như: thay đổi bản vẽ thiết kế, do bóc khối lượng sai… rất khó kiểm soát.
• Thiếu thông tin giữa các công trường với công ty hoặc có thông tin nhưng chậm trễ, không cập nhật kịp thời.

Các nguyên nhân chủ quan:

• Doanh nghiệp có thể chưa xây dựng được quy trình quản lý hiệu quả, hoặc có xây dựng nhưng lại không quyết liệt trong việc vận hành theo quy trình.
• Nhân sự chưa được đào tạo bài bản, tính tuân thủ chưa cao.
• Công nghệ số để áp dụng chưa được quan tâm đúng mức, chưa có Phần mềm đáp ứng đầy đủ, phù hợp với tính chất đa dạng, phức tạp trong lĩnh vực, ngành xây dựng.

Do những khó khăn nêu trên, kèm theo đó là công tác quản lý vật tư thiếu sự kiểm soát nên thông thường đến cuối công trình mới kiểm đếm được và xác định dư thừa vật tư. Trong thực tế, lượng vật tư dư thừa của các công trình thường rất lớn và khó có thể sử dụng lại được (nếu là vật tư đặc thù), hoặc chất lượng giảm đáng kể do để tồn kho lâu ngày và điều kiện bảo quản tại công trường không đảm bảo (nắng, mưa). Điều này đã làm thất thoát của Công ty một lượng chi phí rất lớn, đôi khi có thể lớn hơn cả lợi nhuận dự kiến của công trình.

Để giải quyết những khó khăn nêu trên nhằm nâng cao hiệu quả công trình, chúng tôi xin cùng các bạn đặt vấn đề đối với bài toán quản lý vật tư trong xây dựng công trình nhằm giúp Quý doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý cũng như tìm kiếm các ứng dụng phần mềm để hỗ trợ.

1/ Định mức vật tư

Để kiểm soát vật tư hiệu quả, cơ sở đầu tiên chính là định mức. Thông thường, định mức trong thực tế thi công có sự khác biệt so với định mức dự thầu. Do vậy, trước khi tổ chức thi công, doanh nghiệp cần có công tác cập nhật định mức vật tư cho công trình để làm cơ sở kiểm soát nguồn lực của công trình, trong đó có VẬT TƯ.

Định mức vật tư được sử dụng để:

• Xác định nhu cầu vật tư của công trình.
• Là chốt chặn kiểm soát vật tư ở tất cả các khâu: Lên yêu cầu, Cung ứng, Xuất thi công.
• Do thiết kế công trình thường có sự thay đổi trong quá trình thi công dẫn đến định mức vật tư công trình thay đổi, đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến dư thừa vật tư.

Vậy, để quản lý vật tư hiệu quả, chúng ta cần quản lý được định mức vật tư công trình và sự thay đổi định mức trong quá trình thi công.

2/ Kiểm soát vật tư theo định mức từ giai đoạn yêu cầu và phê duyệt yêu cầu vật tư

Theo quy trình quản lý vật tư thông thường, chúng ta thường giao trách nhiệm cho chỉ huy trưởng lập yêu cầu vật tư, và chỉ huy trưởng lập trên cơ sở dự kiến vật tư cần sử dụng theo tiến độ thi công mà thiếu sự đối chiếu với định mức.

Do công trình thường kéo dài, số liệu yêu cầu vật tư của các lần không được kết nối với nhau, thiếu sự liên kết với tổng định mức vật tư dẫn đến yêu cầu có thể vượt định mức mà không có sự cảnh báo.
Vấn đề nêu trên cũng là khó khăn của bộ bận kiểm soát vật tư: không có đầy đủ số liệu để kiểm soát, trong khi yêu cầu về tiến độ thường là gấp nên các yêu cầu gửi lên sẽ được phê duyệt nhanh chóng để đi mua hàng.

Việc thiếu kiểm soát trong việc yêu cầu và phê duyệt yêu cầu vật tư là nguyên nhân dẫn đến mua thừa vật tư cho công trình.

3/ Kiểm soát đáp ứng yêu cầu vật tư bằng vật tư hiện có, giảm thiểu lãng phí vật tư và tiết kiệm chi phí lưu kho

Tiến độ thi công tại công trường bị ảnh hưởng rất lớn bởi nguồn vật tư. Nếu tiến độ đáp ứng vật tư chậm sẽ kéo theo cả công trình bị chậm và gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Thiệt hại này đôi khi không nhìn thấy và đo đếm ngay bằng những con số.

Nguồn vật tư cung ứng cho công trường gồm vật tư có sẵn tại công trường, vật tư có sẵn ở các công trình khác không sử dụng đến, vật tư đã đặt hàng còn chưa về công trình… Kiểm soát tốt nguồn vật tư có sẵn này giúp đáp ứng ngay nhanh chóng các yêu cầu vật tư của công trình, đồng thời giúp xác định lượng vật tư mua vừa đủ,không dư thừa lãng phí.

Với điều kiện quản lý chưa có sự hỗ trợ của ứng dụng có khả năng kết nối dữ liệu từ tất cả các công trình, doanh nghiệp thường thiếu thông tin tức thời về số liệu tồn kho của các công trình để hỗ trợ cho việc điều phối vật tư, do đó không tận dụng được vật tư sẵn có mà có yêu cầu là sẽ đi mua.

Đây là nguyên nhân rất lớn dẫn đến dư thừa vật tư, gây lãng phí: doanh nghiệp phải trả tiền để mua vật tư mới, mất thời gian chờ đợi, trong khi đó vật tư còn thừa lại không sử dụng được, vẫn phải mất chi phí lưu kho và giảm sút về chất lượng theo thời gian.

4/ Kiểm soát tồn kho vật tư tại công trường

Như chúng ta đã phân tích ở trên, vật tư tồn kho tại công trình là nguồn vật tư sẵn sàng để phục vụ cho công tác thi công. Tuy nhiên, trong quá trình thi công, do sự thay đổi về thiết kế hoặc điều chỉnh kế hoạch thi công mà vật tư mua về cho công trình có thể bị thừa không dùng đến… Kiểm soát vật tư tồn kho, xác định lượng vật tư dư thừa là cơ sở quan trọng để tận dụng tốt nhất vật tư có sẵn và điều phối vật tư một cách hiệu quả.

5/ Kiểm soát sử dụng vật tư theo định mức và tiến độ thi công

Yêu cầu gấp, mua gấp để đáp ứng tiến độ thi công dường như là lý do lớn nhất dẫn đến tình trạng thiếu kiểm soát trong các khâu yêu cầu vật tư và kiểm soát tính đáp ứng yêu cầu vật tư, tận dụng vật tư sẵn có.
Sau khi vật tư đã về công trường và được xuất ra thi công, chúng ta cần thiết phải một lần nữa kiểm soát việc sử dụng vật tư theo tiến độ thi công.

Việc kiểm soát vật tư sử dụng theo định mức và tiến độ thi công có thể giúp chúng ta:

• Đảm bảo việc sử dụng vật tư phù hợp với định mức của công trình.
• Kiểm soát việc cập nhật số liệu nhập kho và xuất kho ở công trường.
• Kiểm soát tính đúng đắn của số liệu tồn kho và là cơ sở để điều phối vật tư.

Trên đây là một số nội dung rất quan trọng và cần thiết giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý vật tư hiệu quả, đồng thời cũng là bài toán đặt ra cho các ứng dụng công nghệ thông tin trong việc hỗ trợ cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu trong kiểm soát vật tư công trình.

Một phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nói trên là chưa đủ để giúp doanh nghiệp áp dụng thành công. Điều kiện cần và đủ để số hóa công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả như mong muốn đó là:

• Xây dựng quy trình quản lý nhanh gọn nhưng chặt chẽ, kết hợp với phần mềm để tối giản quy trình và tối đa lợi ích mà quy trình mang lại.
• Ý chí và sự quyết liệt của lãnh đạo là điểm mấu chốt và chất xúc tác giúp vận hành quy trình thành công và hiệu quả.
• Đơn vị cung cấp phần mềm đồng hành cùng doanh nghiệp quá trình xây dựng quy trình phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng quy trình vào vận hành thực tế.

Dưới đây là Quy trình quản lý vật tư thi công có thể tham khảo:

Vui lòng liên hệ tư vấn quy trình và ứng dụng phần mềm quản lý vật tư công trình trên nền tảng IBOM qua hotline 0966 615 152 hoặc ĐĂNG KÝ TƯ VẤN